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Réunion de travail… Comment organiser et animer efficacement une réunion de travail ? Sur internet, on trouve beaucoup d’informations sur le sujet. Pour me démarquer, j’ai rédigé un article synthétique qui vous permettra de réussir efficacement une réunion de travail. Voici 5 étapes essentielles.

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1. Réunion de travail : soignez la préparation

réunion de travail

S’il faut retenir une chose c’est que 90% de la réussite d’une réunion dépendra de votre préparation. Préparer c’est :

  • Définir le choix d’une date commune (utilisez Doodle ou Dozz.io pour proposer plusieurs dates), envoyer la convocation par mail, diffuser l’ordre du jour suffisamment à l’avance ;
  • Réaliser les préparatifs tels que la salle de réunion, le test du matériel (paperboard, ordinateur, rétroprojecteur, chronomètre ou autres animations multimédia), imprimer les documents pour les participants ainsi que la feuille d’émargement ;
  • Établir votre programme d’intervention avec le fil conducteur de votre réunion de travail, rédiger vos fiches mémo et s’entrainer à s’exprimer à l’oral.

Bonus : reprenez les éléments ci-dessus et établissez une check-list. Elle vous permettra de ne rien oublier, de vous rassurer et de pouvoir la réutiliser ultérieurement lors de l’organisation d’une prochaine réunion de travail.

 

2. Le jour J de la réunion de travail : devenez un animateur expert

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Soyez présent dans la salle avant tous les participants afin de les accueillir et de discuter avec eux.  Le jour de la réunion, c’est vous le maître de cérémonie. Vous êtes cet animateur expert. Vos qualités ? Le leadership, la confiance en soi, l’humilité, la discrétion et l’enthousiasme !

« L’enthousiasme est l’un des moteurs les plus puissants du succès. Quoi que vous fassiez, mettez-y toute votre énergie et toute votre âme (...) Rien de grand n’a jamais été obtenu sans passion ». Ralph Waldo Ermerson, essayiste américain.

Un animateur expert doit aussi faire attention à sa communication globale comme :

  • Le verbal (les mots employés) : le contenu de votre discours représente, selon une étude américaine, seulement 7% de l’information reçue. Choisissez des mots clefs simples et percutants, structurez vos interventions.
  • Le para-verbal (ton, volume, timbre, etc. de la voix) : cette deuxième source d’information représente 38% du message reçu. Lors de la conduite de votre réunion, veillez à parler fort et distinctement.
  • Le non verbal (tenue, positions corporelles, gestes, etc.) :  la majorité de l’information reçue (les 55% restants) provient de ce qu’on nomme le non-verbal, c’est-à-dire la respiration, les positions du corps et de la tête. Si vous croisez les bras, cela signifie que vous ne souhaitez pas communiquer. Si vous êtes avachi sur votre chaise cela montre votre état de fatigue ou votre désintérêt. Restez droit, balayez du regard les participants quand vous prenez la parole et faites des gestes précis pour souligner un point clef de votre intervention.

Bonus : comment gagner naturellement en autorité ? En restant froid, réfléchi et calme. Grâce à ce comportement, la personne est à même de relever les défis, de négocier, d’influencer les discussions et d’apporter des solutions.

 

3. Sachez négocier et traiter les objections

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Une personne vous attaque ? Transformez les problèmes en défi. Soyez transparent ou blindé face aux critiques et mettez de côté votre ego. Essayez de comprendre le fondement de sa pensée en posant des questions, puis proposez une solution et échangez avec vos collaborateurs. Votre discours doit toujours être constructif. En ayant cette attitude, vous vous affirmez et vous devenez plus crédible auprès des autres participants.

Vous ne savez quoi répondre à cette objection ? Si vous avez un doute, faites une réponse d’attente et ne vous engagez pas oralement. Répondez que vous n’avez pas tous les éléments pour être suffisamment précis. Ajoutez que vous vous renseignez et que vous reviendrez le plus rapidement possible vers votre interlocuteur avec l’information adéquate.

Un conflit éclate entre deux participants ? L’animateur de réunion doit le maîtriser et l’encadrer. Retenez que les conflits sont parfois nécessaires pour faire évoluer un point en particulier dans votre ordre du jour. Tout en restant neutre, votre rôle est de distribuer la parole entre les deux protagonistes, de calmer le jeu si besoin et de trouver un consensus. Si cela dégénère, mettez-y fermement un terme en remarquant que l’heure tourne. Proposez aux deux participants de continuer leurs échanges en fin de réunion. Puis, organisez une discussion de conciliation entre eux à l’écart des participants.

Bonus : l’humour est une alternative pour désamorcer un conflit, répondre à une attaque ou pour rire de soi-même.  Cette technique est à double tranchant et dépend du contexte. Faire des commentaires blessants, sarcastiques ou critiquer un participant sont à proscrire. Cependant, vous serez apprécié si votre humour est amusant et agréable pour toutes les personnes impliquées.

 

4. Actez les mesures prises en réunion

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Dix minutes avant la fin de la réunion, c’est le moment de conclure et de valider ensemble les mesures prises. Sous forme de tableau synthétique checkez les points suivants :

  • Quelles sont les actions à entreprendre ?
  • Qui réalisera cette ou ces actions ?
  • Quels sont les délais de réalisation ?
  • Quelle est la date du prochain point ?

Bonus : finissez par remercier les intervenants extérieurs ou les experts pour leurs présentations. Allez ensuite vers les personnes qui ont pu être déçues par les débats, afin de comprendre leurs intentions et de dédramatiser l’expérience.

 

5. Peaufinez la sortie de réunion de travail

Une fois que la réunion est terminée, il vous reste 2 choses à faire :

  1. Rédigez ou récupérer le compte rendu réalisé par le secrétaire de séance. Voici un article qui montre un exemple de compte-rendu de réunion. Il est conseillé de faire relire le compte-rendu par une personne autre que le rédacteur avant diffusion, afin de s’assurer que tout est clair et que rien n’a été oublié. Une fois validé, transmettez ce compte rendu à l’ensemble des participants avec en pièce jointe les supports de présentation utilisés pendant la réunion de travail.
  2. Enfin réalisez votre bilan.  Est-ce qu’il y a eu des problèmes techniques ? Comment avez-vous géré les débats ? Avez-vous eu des manquements ? Si oui, retenez que toute réunion est une expérience et il faut savoir en tirer profit. Notez vos pistes d’amélioration et passez en revue les points sur lesquels vous vous êtes trouvé bon. Vous voilà fin prêt pour réussir votre prochaine réunion de travail !
 Pour plus de détails, je vous conseille le livre d’Éric Craipeau intitulé « Réunions gagnantes » (lien ci-dessous). Cet ouvrage aborde en profondeur le thème des réunions ; de l’organisation, à la discussion en passant par la communication afin d’être toujours plus performant et constructif. So Pulse ! 

Sources :

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